MANAJEMEN PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR

Perencanaan kantor yang baik diperlukan pertimbangan tentang jenis-jenis perlengkapan kantor, perabot kantor dan mesin-mesin tertentu untuk dilakukan dengan cara kerja yang dikehendaki, berdasar urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu pengetahuan tentang perlengkapan, perabot kantor, dan mesin-mesin amat penting untuk perencanaan kantor. Manager kantor tidak akan dapat memperoleh hasil yang sesuai dengan harapan apabila tidak diberikan alat-alat fisik yang baik.

A. ISTILAH PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Kalau kita masuk ke sebuah kantor yang besar, kita akan dapat melihat berbagai perlengkapan kantor, antara lain meja, kursi, rak-rak almari, mistar, pelubang kertas, mesin ketik, dan mesin hitung. Kesemua alat disebut perlengkapan kantor. Jadi perlengkapan kantor terdiri atas bermacam peralatan kantor.

Peralatan kantor dapat dikelompokkan dalam dua kelompok, yaitu :

1. Perabot Kantor

Perabot kantor dalam bahasa inggris disebut office furnitures. Perabot kantor biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip, meja biasa, rak, lemari besi dan perabot lainnya. Perabot kantor tersebut adalah peralatan kantor yang tidak habis dipakai.

Dua macam perabot kantor yang pasti dimiliki dan paling banyak dipergunakan dalam setiap kantor yaitu meja tulis dan kursinya. Oleh karena itu segala sesuatu tentang meja dan kursi itu perlu mendapat penelaahan terutama tentang ukuran, bentuk dan pertaliannya dengan luas lantai.

Meja tulis yang baik harus memenuhi persyaratan berikut ini :

a. Mulai permukaan meja sampai ke lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian peradaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki karyawan yang memakai tidak terasa panas. Juga meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai.

b. Permukaan meja tidak perlu berkilauan, sehingga dapat menyilaukan mata karyawan pemakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberi warna yang muda dan terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas yang umumnya berwarna putih mudah melelahkan mata.

c. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan sering kali dipergunakan sebagai tempat untuk memupuk berkas-berkas, benda-benda lain yang harus disimpan di dalam lemari atau pada rak tersendiri.

Perabot kantor yang sama pentingnya ddengan meja tulis ialah kursi, karena tanpa kursi tidak mungkin karyawan melaksanakan pekerjaan kantor. Kursi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu yang berhubungan dengan kesehatan dan kenikmatan pemakainya.

Menurut M.Ralph Barnes, dalam bukunya Motion and Time Study, bahwa kursi yang baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

a. Kursi itu dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocok bagi pemakai;

b. Kursi itu kokoh sebaiknya kerangka dibuat dari baja;

c. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan karyawan yang duduk merasa enak. Tepi dengan tempat duduk hendaknya berbentuk bulat;

d. Kursi itu mempunyai pelbagai macam pekerjaan ialah bila tinggi rendah kursi dan penyangga belakang dapat disesuaikan bagi pemakainya. Kursi yang dapat diputar dan dapat diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik.

2. Peralatan kantor yang habis dipakai (office supplies)

Peralatan kantor yang habis dipakai dalam bahasa inggris disebut office supplies. Menurut Coleman Maze peralatan yang habis dipakai ialah benda-benda yang habis dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. (those material consumed in the orons of the clerical forces).

Yang termasuk peralatan kantor ini misalnya pena, tinta, pita mesin tulis, karet penghapus, berkas, jepitan kertas, dan lain-lain.

B. JENIS PERALATAN KANTOR

Pada perencanaan suatu kantor harus pula dirumuskan mesin-mesin kantor apa saja yang akan dipergunakan. Penggunaan mesin-mesin kantor tergantung pada perencaanaan prosedur kerja, metoda-metoda kerja yang sesuai dengan kebijaksanaan organisasi dan kebutuhan karyawan.

Kantor yang terencana dengan tepat tentu perlu memiliki mesin dan mesin-mesin itu berguna dengan baik. Dalam hal ini harus pula mempertimbangkan faktor orang yang melakukan pekerjaan yang turut mempengaruhi penggunaan mesin-mesin, prosedur-prosedur dan metoda-metoda.

Jenis mesin, prosedur dan metoda serta orang-orang yang melakukan pekerjaan saling mempengaruhi.

Beberapa keuntungan dan kerugian penggunaan mesin kantor.

Perlu diketahui bahwa memang terdapat keuntungan-keuntungan yang berlainan dengan penggunaan mesin-mesin yang berbeda kondisinya.

Mungkin dalam keadaan tertentu salah satu mesin lebih banyak memberikan keuntungan dari pada mesin yang lain.

Keuntungan-keuntungan penggunaan mesin-mesin kantor umumnya sebagai berikut :

a. Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian karyawan dapat pindah melakukan pekerjaan lain;

b. Menghemat waktu, misalnya dalam membuat daftar gaji;

c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya bekerja dengan mesin-mesin hitung dapat memberikan ketelitian secara mekanis, memudahkan pemeriksaan;

d. Mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan metoda tertulis;

e. Pekerjaan tampak lebih baik, misalnya surat-surat yang diketik tampak lebih rapih apabilaa dibandingkan dengan tulisan tangan;

f. Mencegah penggelapan, misalnya mesin-mesin untuk menulis cek;

g. Mengurangi kelebihan karyawan dan meningkatkan mutu pekerjaan;

h. Memberikan informasi yang lebih cepat dan lebih banyak kepada pemimpin jika dibandingkan dengan waktu sebelumnya, misalnya dengan mempergunakan sebuah computer elektronik.

Adapun kerugian-kerugian yang tampak pada penggunaan mesin kantor sebagai berikut :

a. Mesin tidak dapaat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan yang tinggi, misalnya masih memerlukan akuntan, meskipun mempergunakan mesin hitung.

b. Tingkat penyusutan dari beberapa mesin tinggi, misalnya dengan timbulnya mesin hitung elektronis yang mengakibatkan mesin hitung yang ada cepat menjadi kuno (out of date0;

c. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang terlatih, atau biaya untuk melatih terlalu tinggi;

d. Pengaruhnya terhadap sistem-sistem perkantoran, misalnya penggunaan sebuah computer dapat mengakibatkan perubahan sistem perkantoran;

e. Keluwesan dari beberapa metoda mesin ternyata kurang;

f. Lebih mudah memindahkan karyawan-karyawan dari bagian yang satu ke bagian yang lain, dari pada memindahkan beberapa mesin tertentu;

g. Membuat suara gaduh dalam kantor, kecuali apabila mesin-mesin dipisahkan tempatnya dari karyawan-karyawan;

h. Beberapa mesin harganya sangat mahal;

i. Kesulitan dalam pemeliharaan mesin.

C. RINCIAN PERALATAN KANTOR

Macam-macam mesin kantor yang penting dan paling banyak dipergunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor :

1. Punched Card machines/mesin kartu berlubang;

2. Marginal Punched Card machines;

3. Accounting machines/mesin pembukuan;

4. Adding machines/mesin jumlah;

5. Calculating machines/mesin hitung;

6. Typerwriters/mesin ketik;

7. Addressing machines/mesin pembubuh alamat;

8. Composing machines/mesin pengatur garis pinggir;

9. Reproducing machines/mesin pengganda;

10. Dictating machines/mesin pengimlaan;

11. Microfilming machines;

12. Folding and inserting machines;

13. Postage maters;

14. Collacting machines;

15. Check writers, protectore, signers;

16. Copy holders;

17. Counters;

18. Daters and time stamps;

19. Staplers;

20. Inter communication units;

21. Labeling machines;

22. Letter openers;

23. Numbering machines;

24. Paper cutters and deiles.

D. ASAS-ASAS PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Jika memenuhi peralatan kantor, harus memperhatikan asas-asas pengadaan peralatan, sebab pengadaan alat-alat yang tidak sesuai dengan kebutuhan akan menimbulkan pemborosan. Adapun asas-asas itu :

1. Pekerjaan dan cara penyelesaian

Harus merumuskan tujuan pekerjaan dengan jelas dan seksama untuk menjamin pencapaiannya. Selain itu harus menentukan cara yang terbaik untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, dan cara itu harus benar-benar merupakan pilihan efektif dari beberapa kemungkinan.

2. Kebutuhan karyawan secara perorangan

Keputusan untuk menggunakan peralatan atau mesin kantor harus berdasarkan kebutuhan karyawannya. Pemakaian peralatan oleh orang lain bukan merupakan alas an yang cukup untuk dapat menerima, misalnya dalam menggunakan suatu peralatan tertentu, penentuan ukuran dan jenis apa sangat penting.

Pendekatan kebutuhan perorangan ini amat penting karena berhubungan dengan penggunaan mesin-mesin kantor.

3. Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya

Sebuah mesin kantor yang masih baru mungkin dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat, akan tetapi yang menjadi pertimbangan penting bukan segi kecepatan melainkan penghematan dalam keseluruhan waktu, jumlah, dan nilainya. Penghematan-penghematan tidak akan diperoleh apabila waktu sesuatu unit tidak baik digunakan.

Penggabungan pekerjaan, keluwesan kesatuan untuk menyelenggarakan bermacam-macam pekerjaan dan kemampuannya untuk jumlah pekerjaan yang berlainan mempengaruhi volume pekerjaan.

Selain jumlah waktu, penggunaan waktu yang hemat harus berupaya agar menguntungkan. Waktu yang dihemat harus dipergunakan untuk pekerjaan kantor lain yang produktif.

4. Keluwesan penggunaan peralatan kantor

Penghematan dapat diperoleh dari kemungkinan penggunaan perlengkapan atau mesin-mesin kantor tersebut bagi bermacam-macam pekerjaan kantor. Umumnya dapat dibenarkan penggunaan perlengkapan atau mesin-mesin kantor apabila dapat dipergunakan secara efektif pula untuk bermacam-macam pekerjaan kantor.

5. Harga dan penanaman modal

Masalah harga selalu merupakan bahan pertimbangan yang oenting bagi pemimpin. Harga atau nilai perlengkapan mesin-mesin kantor harus dipertimbangkan dan dibandingkan dengan kemungkinan keuntungan yang diperoleh dari pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor kepada para pelanggan. Dengan kata lain harus dipertimbangkan kemungkinan hasil yang akan diterima dengan yang harus dibayar. Pembelian perlengkapan dan mesin-mesin kantor yang berdasarkan pertimbangan yang tepat akan mengakibatkan penghematan sehingga akan mengurangi penanaman modal.

6. Kemampuan dari perlengkapan dan mesin-mesin.

Adalah suatu bahwa penggunaan perlengkapan dan mesin untuk berbagai pekerjaan kantor secara efesien. Dalam penggunaan mesin, hasilnya dapat ditentukan oleh pengalaman pemakai mesin-mesin tersebut, oleh karena itu karyawan karyawan-karyawan yang ada harus dipertimbangkan ketika membeli mesin-mesin kantor.

7. Nilai keindahan

Wajah/rupa kantor amat penting dan seperti diketahui nilai-nilai keindahan sangat subyektif dan sangat dipengaruhi oleh rasa senang seseorang, bukan hanya oleh data-data sesungguhnya.

Sehubungan dengal hal tersebut keuntungan yang sering diperoleh adalah dari penggunaan nilai keindahan sebagai pertimbangan untuk pembelian perlengkapan dan mesin-mesin kantor, misalnya sebuah kantor yang menarik, berpengaruh dan menguntungkan terhadap moral kantor, sehingga mengurangi kesulitan-kesulitan untuk mencari karyawan baru.

Sesungguhnya perlengkapan dan mesin-mesin kantor janganlah hanya dipandang sebagai alat-alat fisik untuk membantu karyawan-karyawan menyelesaikan pekerjaan mereka. Akan tetapi juga harus dipandang sebagai alat pendorong rohaniah, karena perlengkapan dan mesin-mesin kantor yang tepat membuat sikap yang positif dan sikap kerja sama serta membantu menempatkan karyawan dalam tempat yang tepat untuk bekerja secara efesien.

8. Prefensi karyawan

Pertimbangan ini sangat penting, karena unsur manusia menentukan apakah perlengkapan layak dipakai.

9. Pengaruh terhadap syarat-syarat karyawan

Sering penggunaan perlengkapan dan mesin-mesin kantor mengubah syarat-syarat, baik syarat mengenai jumlah karyawan maupun syarat mengenai tingkat kecakapan mereka. Juga harus mempertimbangkan mengenai pindahan, pengurangan dan latihan tenaga kerja.

10. Ramalan mengenai beban pekerjaan

Seperti halnya perencanaan tidak hanya volume dan jenis pekerjaan sekarang yang menjadi pertimbangan, akan tetapi juga kebutuhan dan pemenuhan kebutuhan dari unit-unit untuk waktu yang akan datang, misalnya kebutuhan-kebutuhan 5 tahun yang akan datang harus dapat diperkirakan. Memang ramalan-ramalan demikian sering sulit untuk dikerjakan.

11. Kualitas pekerjaan dari pekerjaan kantor

Pengaruh perlengkapan mesin-mesin kantor terhadap ketelitian dan ujud kertas-kertas (surat-surat) harus dipertimbangkan. Apabila mempergunakan sebuah mesin untuk mengganti pekerjaan tangan maka biasanya akan menghasilkan ketelitian yang lebih besar, karena mesin cenderung membuat kesalahan yang lebih sedikit daripada manusia. Formulir-formulir yang dibuat dengan mesin umumnya tampak lebih baik, lebih rapih, lebih mudah dibaca dan lebih seragam jika dibandingkan dengan formulir-formulir tulisan tangan.

12. Keperluan untuk salinan-salinan dan data-data statistic

Pertimbangan-pertimbangan ini terutama bertujuan untuk memilih mesin kantor. Sebuah mesin dapat memberikan lebih banyak salinan dan hal ini untuk melengkapi data suatu macam dan dalam suatu bentuk yang tersedia. Menjadi pertimbangan pula, adanya salinan-salinan dan data tersebut apakah perlu dan dapatkaah melayani tujuan-tujuan hal ini, maka tersedianya data dan kertas-kertas (surat-surat) tambahan dapat mengakibatkan kegiatan pimpinan menjadi tidak efesien.

Selanjutnya kuhusus mengenai pembelian peralatan kantor harus diperhatikan hal-hal yang berikut :

a. Harus menghemat ruang kantor;

b. Tinggi meja dan kursi harus sepadan;

c. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan:

d. Harus ada ruangan yang cukup di bawah sehingga mudah untuk membersihkan;

e. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan;

f. Keawetan, perabot kantor yang dari logam lebih awet daripada perabot kantor dari kayu;

g. Resiko kebakaran, perabot kantor dari logam lebih baik daripada perabot kantor yang dibuat dari kayu terhadap bahaya kebakaran.