PENGOLAHAN DATA DAN INFORMASI
Agar data dapat berguna dalam menunjang pengambilan keputusan
maka data
harus diolah menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan. Karena
data mewakili
objek atau kejadian, maka data harus dapat menggambarkan dengan tepat
objek atau kejadian yang diwakiliya. Pengolahan data digunakan
untuk mengubah data
menjadi
informasi yang
diperlukan
oleh
pengambil
keputusan.
Beberapa bentuk
kegiatan pengolahan data antara lain:
a.
Pengolahan secara aritmatika
(perkalian, pembagian, penambahan, pengurangan, pembulatan atau penghilangan pecahan).
b.
Pengolahan secara statistika (rataan, minimum, maksimum, standar deviasi, dan
distribusi frekuensi).
c.
Pengolahan data dengan pengurutan, pengelompokan, pemilahan, pengabaikan data yang tidak diperlukan.
Informasi yang telah diperoleh dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang lebih bermanfaat. Proses tersebut dinamakan pengolahan informasi.
Contoh : seorang nasabah bank memiliki rekening dan melakukan kegiatan transaksi selama satu bulan.
Bank melakukan pengolahan data, sehingga dapat
diketahui
nasabah tersebut telah berapa banyak melakukan penyetoran
dan
berapa banyak melakukan pengambilan kas, sehingga akhirnya diketahui saldo barunya. Jumlah
pengambilan, jumlah setoran, dan saldo baru, merupakan informasi.
Informasi seorang nasabah tersebut kemudian diolah lebih lanjut dengan pengolahan
informasi.
Bank
menggabungkan transaksi
semua
nasabah, sehingga diketahui berapa jumlah setoran semua nasabah dalam satu bulan, dan jumlah pengambilannya, sehinga diketahui saldo kumulatifnya.
(Winarno, 2004)
IV. Kualitas Informasi
Kualitas informasi menentukan apakah suatu informasi berguna atau tidak. Informasi dapat berguna jika kualitasnya baik baik buruknya
kualitas informasi
dipengaruhi oleh tiga penentu, yaitu:
a. Isi informasi
b. Waktu penyajian
c.
Bentuk penyajian
Ketiga penentu tersebut dapat dikendalikan oleh manajemen sehingga manajemen harus
menjaga agar penentu (variabel) tersebut dapat meningkatkan kualitas informasi.
a. Isi Informasi
Isi informasi adalah berbagai hal yang menjadi pokok laporan. Syarat-syarat isi infomasi yang baik antara lain:
1.
Akurasi atau ketepanan (accuracy), yaitu ketepatan informasi dengan objek yang diwakilinya.
2. Relevansi (relevance), yaitu kesesuaian antara informasi dengan masalah
yang akan dipecahkan berdasarkan informasi tersebut.
3. Kelengkapan (completeness), yaitu cukup tidaknya informasi jika digunakan
sebagai bahan pertimbangan untuk membuat keputusan.
4. Ringkas (conciseness), yaitu jumlah informasi yang harus ditampilkan tanpa
berlebihan.
5. Lingkup atau cakupan (scope),
artinya informasi yang disampaikan harus
dapat meliputi semua objek yang harus disampaikan.
6. Kinerja informasi (performance),
artinya seberapa sering informasi dapat berguna bagi pembuat keputusan.
b. Waktu Penyajian
Dalam penyajian informasi,
harus memperhatikan
waktu penyajiannya.
Informasi yang terlambat disajikan tidak ada gunanya
lagi. Waktu penyajian
informasi yang baik harus memenuhi beberapa syarat, antara lain:
1. Ketepatan waktu (timeliness), yaitu informasi disampaikan
saat informasi
tersebut diperlukan dalam pengambilan keputusan. Biasanya saat paling baik
adalah saat akan dilakukan analisis.
2. Keterkinian
(currency) informasi, artinya informasi harus benar-benar
mencerminkan keadaan paling baru. Misalnya laporan penjualan minggu ini, meliputi Senin hingga Minggu, untuk dirapatkan pada Senin berikutnya.
Informasi harus menunjukkan penjualan hingga menit-menit terakhir toko
tutup pada hari minggu, bukan informasi hingga minggu pagi ketika toko
baru buka.
3. Frekuensi
(frequency) penyampaian informasi harus sesuai dengan frekuensi
pengambilan
keputusan oleh manajemen. Bila informasi terlalu sering
disampaikan,
juga belum tentu baik bagi manajemen, karena hanya akan
menyebabkab biasnya informasi. Apabila manajemen membuat keputusan seminggu sekali, maka
informasi
juga perlu
disediakan seminggu
sekali sebelum pembuatan keputusan dilakukan.
4. Cakupan waktu (time period) harus
sesuai dengan informasi yang diperlukan. Untuk pembuatan keputusan strategis, informasi yang diperlukan
adalah informasi jangka panjang. Sebaliknya, untuk keputusan sederhana
(yang bersifat operasional, misalnya memindahkan lokasi barang dagangan),
tidak diperlukan informasi yang mencakup rentang waktu lama.
c. Bentuk Informasi
Karakteristik informasi antara satu dengan yang lain berbeda-beda sehingga bentuk penyajiannya juga berbeda.
Sebagai
contoh,
informasi yang
berkaitan
dengan rentang waktu akan lebih mudah dipahami jika disajikan dengan grafik yang
berbentuk kurva.
Informasi hasil polling/voting mengenai suatu hal
akan
lebih mudah dipahami dan lebih menarik jika disajikan dalam bentuk
diagram lingkaran
atau batang. Pemilihan bentuk penyajian informasi akan sangat mempengaruhi
keberhasilan pembaca informasi dalam memahami informasi tersebut. Syarat-syarat bentuk penyajian informasi yang baik antara lain:
1. Kejelasan (clarity), adalah seberapa jelas dan seberapa tajam infromasi dapat dipahami pembaca. Misalnya biaya
gaji saja,
mungkin belum jelas bagi
manajemen, melainkan harus
dipisahkan biaya
gaji pokok,
biaya gaji
variabel, dan biaya lembur.
2. Rincian (detail)
laporan, artinya laporan harus dapat ditampilkan
atau dapat disediakan bila diperlukan
oleh pembacanya. Biasanya manajemen hanya
memerlukan informasi secara garis besar saja, misalnya total penjualan.
3. Urutan (order) penyajian informasi, artinya penyajian informasi harus memperhatikan urutan dari informasi yang disajikan sehingga dapat mempermudah pembaca informasi.
Urutan bisa ditentukan
dari urutan nama
(abjad) atau
urutan angka, atau
urutan tanggal. Sebagai contoh
untuk mencari informasi dari seorang
mahasiswa lebih mudah dilakukan jika data tersebut diurutkan berdasarkan nomor induk atau nama mahasiswa.
4. Cara
penyajian (presentation), artinya penyajian informasi harus
melihat kecocokan informasi dengan cara penyajiannya. Cara penyajian informasi
ada
berbagai cara antara lain dengan grafik, warna, kata-kata, perbandingan, garis runtutan, dan sebagainya.
5. Sarana (media) pelaporan yang tepat.
TUGAS MANDIRI
Buatkan suatu contoh/ilustrasi kegiatan mengubah data menjadi informasi.
