PATTY CASH
21.48
MODUL BAHAN AJAR PRAKTEK PELATIHAN
PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS/ ADM. PERKANTORAN
KAS KECIL
OLEH :
DRS. KHOLIL GA
NIP. 132104276
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 49 JAKARTA
2007
KODE MODUL : M.I 13
JUDUL MODUL : KAS KECIL
UNIT KOMPETENSI : IBSADMGFA04A. Mempersiapkan kas kecil
IBSADMGIT03B. Menciptakan dan menggunakan dokumen dan lembar kerja sederhana
IBSADMCMN01A. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan
KUK : Keuangan dapat dikelola, serta dilakukan pencatatan dan pelaporan sesuai dengan prosedur perusahaan
METODE : Ceramah, Tanya jawab, simulasi dan praktik
PERALATAN : AV, BKM, BKK, BUKU kas, Ordner, KOmputer Printer, ATK
WAKTU : 6 Jam
KAS KECIL
1. PENGERTIAN
Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlah nya relative kecilatau bersifat mendadak, seperti membeli perangko, ongkos-ongkos dan lain-lain
Kegunaan dari kas kecil adalah :
1. Untuk keperluan mendadak serta bersifat urgen dapat diambil dari kas kecil
2. Untuk kepentingan pimpinan, tanpa menunggu persetujuan dari pihak keuangan/ bendahara yang biasanya memakan waktu lama
3. Sekretaris dapat mengatur keperluan pimpinannya sendiri dengan leluasa
2. ALUR KERJA
Kegiatan keuangan pada sekretaris, hanya menangani keuangan pimpinan saja, dan bamyaknya uang yang dikelola hanya dari satu sumber pemasukan yaitu kasir perusahaan oleh sebab iyi pola yang dipakai adalah kas kecil
a. Dalam proses penanganan keuangan pimpinan ada 2 yaitu :
a. Prosedur penanganan kas masuk
Keterangan :
1. Dalam pengambilan dana, sekretaris harus membuat pengajuan dana dengan melampirkan laporan pembukuan bulanan sebelumnya atau pembukuan telah ditutup dan disetujui oleh pimpinan beserta bukti transaksi yang ada.
2. Setelah pengajuan disetujui oleh pimpinan kita, maka diajukan ke bagian keuangan, melalui kasir dana tersebut dikeluarkan.
3. Sekretaris membuat bukti kas masuk
4. Buatlah no. bukti berdasarkan tanggal bukti kas masuk, yang ditandatangani oleh pimpinan
5. Satukanlah bukti kas masuk dengan copy transaksi yang diperoleh dari kasir
6. Catat pemasukan kas kedalam buku kas sesuai dengan bentuknya.
Contoh :
Anita sekretaris PT. WAHANA menerima uang dari bendahara sebesar RP. 2.500.000,- untuk pengisian kas kecil. Pada tanggal 5 juni 2006 dengan no. bukti 270/w/06
Maka Anita menerima tanda bukti transaksi :
Dari bukti transaksi, anita membuat bukti kas masuk sebagai berikut :
PT. WAHANA
Bukti Kas Masuk
No : 001/BKM/06
Diterima dari : Bendahara PT. WAHANA
Tunai/cek/BG : Tunai
Sebesar : Rp. 2.500.000
Untuk : Pengisian kas kecil
Disetujui Diterima Dekeluarkan Tgl
Manager Akuntan Kasir Penerimaan 5 juni 2006
b. Prosedur penanganan kas keluar :
Keterangan :
A. Apabila sekretasis akan mengeluarkan dana baik untuk keperluan atasan atau hal yang mendukung keperluan atasan, maka sekretaris harus mendapat kejelasan tentang jumlah dan untuk apa keperluannya.
B. Buatlah bukti keluar
C. Beri no. bukti pada bukti keluar secara urut menurut tanggal
D. Minta tanda tangan pimpinan pada buku kas keluar
E. Masukan data pada buku kas kecil sesuai dengan pola yang digunakan
F. Simpan data pengeluaran pada ordner
Contoh :
Tanggal 10 Juni 2006, Anita sekretaris PT. WAHANA mengeluarkan uang untuk membeli alat tulis kantor sebesar Rp. 350.000 dengan menerima nota dari took Gunung Agung
NOTA Tn/Ny
No : 20/GA/06 Anita
No Nama barang Harga satuan Jumlah
1 Alat tulis kantor 350.000 350.000
Jumlah 350.000
Jakarta 10 JUni 2006
Toko Gunung Agung
Dari data pada NOTA, Anita membuat Bukti Kas Keluar sebagai berikut :
PT. WAHANA
Bukti Kas keluar
No : 001/BKM/06
Dibayar Kepada : Bendahara PT. WAHANA
Sebesar : Rp. 350.000
Untuk : Alat tulis kantor
Disetujui Diterima Dekeluarkan Tgl
Manager Akuntan Kasir Pengeluaran
10 juni 2006
B. Pola pencatatan buku kas
Setelah melakukan pencatatan pada form bukti kas masuk dan bukti kas keluar, sebelum disimpan di ordner terlebih dahulu dicatat pada buku kas. Pola pembukuan kas kecil yang dilakukan sekretaris saat ini ada dua system yaitu :
a. System saldo harian (system fluktuasi)
Pada system saldo harian jumlah dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pengisian kas kecil tidak harus sama dengan pengeluaran. Keuntungan dari system ini, sekretaris setiap hari dapat melihat saldo yang tersisa. Serta dapat menerima kembali dana tambahan, apabila dana yang tersedia kurang, kerugiannya tidak dapat diketahui pengeluaran tersebut paling banyak untuk apa. System ini dilaporkan setiap bulan.
Contoh kas kecil system saldo harian (fluktuasi)
PT. WAHANA
BUKU KAS KECIL
Periode bulan Juni 2006
Tanggal Kode Uraian Debet Kredit saldo
1 Juni BKM 001 Diterima uang dari bendahara 2.500.000 2.500.000
10 Juni BKK 001 Alat tulis kantor 350.000 2.150.000
jumlah 2.500.000 350.000
30 Juni Saldo debet 2.150.000
30 Juni total 2.500.000 2.500.000
Mengetahui/ menyetujui, Jakarta, 30 Juni 2006
Atasan/ pimpinan Anita/ sekretaris
b. System Imprest
Pada system ini jumlah uang yang telah digunakan akan dikembalikan dalam jangka waktu tertentu,sehingga alokasi dana tersebut dapat mengembalikan jumlah kas semula.
Keuntungan menggunakan system ini dapat mengetahui pengeluaran uang secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap bulannya.kelemahan system ini adalah sekretaris tidak mengetahui jumlah uang yang ada di kas setiap waktu, dan juga tidak dapat mengambil uang setiap waktu.
Kolom-kolom tambahan pada system impress disesuaikan dengan kebutuhan pengeluaran yang ingin diketahui oleh sekretaris.
Contoh :
Debet Kredit
Rupiah Tanggal Perincian No bukti Jumlah Pranko ATK Trans Lain-lain
2.500.000 Jun 1 Terima dari bendahara
Jun 10 ATK BKK 001 350.000 350.000
jumlah 350.000 350.000
2.500.000 Saldo 2.150.000
2.150.000 Jun 15 Saldo
350.000 Jun 15 imprest BKM 0002
Jakarta, 15 Juni 2006
Mengetahui : Dibuat oleh
Manager Anita/sekretaris
C. Penyimpanan bukti kas
Langkah-langkah penyimpanan bukti kas
1. Periksalah bukti kas serta bukti transaksinya
2. Satukan bukti kas dengan bukti transaksi
3. Kelompokan, apakah masuk ke kas masuk atau kas keluar
4. Siapkan ordner
5. Buat guide sebagai pembatas antara bukti kan masuk atau kas keluar
6. Tulis pada ordnerbulan dari file sebagai judul
7. Susunlah bukti kas keluar mulai dari tanggal yang paling lama, kemudian batasi
Dengan guide bukti kas keluar, baru masukan bukti kas masuk dan batasi dengan guide bukti kas keluar.
Contoh :
D. Pelaporan
Setiap akhir bulan sekretaris wajib melaporkan maupun pengeluaran dengan melampirkan bukti-bukti transaksi keuangan dengan diketahui pimpinan langsung.
Pelaporan ditunjukan kepada bagian keuangan, kemudian diperiksa kembali oleh bagian keuangan. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan dana bulan berikutnya.
PRAKTIK PENANGANAN KAS KECIL
Petunjuk:
Saldo Awal Bulan Mei 2006 pada Kas Kecil Anda sebesar Rp 350.000
Buatlah catatan Pembukuan Kas Kecil dengan sistem Fluktuasi (sistem saldo harian)
Simpan bukti transaksi dan bukti kas pada Ordner sesuai dengan sistem yang digunakan.
Bukti Transaksi yang ada
NOTA
No : 332/VI/06 Tn/Ny
PT. Pembangunan Jaya Ancol
Banyaknya Uraian Harga Satuan Jumlah
2 klng
2 btl
6 klng Biskuit “monde”
Sirup “ABC”
Fanta 30.000
7.500
4.000 60.000
22.500
24.000
106.500
Terbilang : seratus enam ribu lima ratus rupiah
Jakarta, 5 Juni 2006
Toko kue Aroma
Niken
PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS/ ADM. PERKANTORAN
KAS KECIL
OLEH :
DRS. KHOLIL GA
NIP. 132104276
PROGRAM KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 49 JAKARTA
2007
KODE MODUL : M.I 13
JUDUL MODUL : KAS KECIL
UNIT KOMPETENSI : IBSADMGFA04A. Mempersiapkan kas kecil
IBSADMGIT03B. Menciptakan dan menggunakan dokumen dan lembar kerja sederhana
IBSADMCMN01A. Bekerja sama dengan kolega dan pelanggan
KUK : Keuangan dapat dikelola, serta dilakukan pencatatan dan pelaporan sesuai dengan prosedur perusahaan
METODE : Ceramah, Tanya jawab, simulasi dan praktik
PERALATAN : AV, BKM, BKK, BUKU kas, Ordner, KOmputer Printer, ATK
WAKTU : 6 Jam
KAS KECIL
1. PENGERTIAN
Kas kecil adalah sejumlah uang tunai yang dibentuk untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlah nya relative kecilatau bersifat mendadak, seperti membeli perangko, ongkos-ongkos dan lain-lain
Kegunaan dari kas kecil adalah :
1. Untuk keperluan mendadak serta bersifat urgen dapat diambil dari kas kecil
2. Untuk kepentingan pimpinan, tanpa menunggu persetujuan dari pihak keuangan/ bendahara yang biasanya memakan waktu lama
3. Sekretaris dapat mengatur keperluan pimpinannya sendiri dengan leluasa
2. ALUR KERJA
Kegiatan keuangan pada sekretaris, hanya menangani keuangan pimpinan saja, dan bamyaknya uang yang dikelola hanya dari satu sumber pemasukan yaitu kasir perusahaan oleh sebab iyi pola yang dipakai adalah kas kecil
a. Dalam proses penanganan keuangan pimpinan ada 2 yaitu :
a. Prosedur penanganan kas masuk
Keterangan :
1. Dalam pengambilan dana, sekretaris harus membuat pengajuan dana dengan melampirkan laporan pembukuan bulanan sebelumnya atau pembukuan telah ditutup dan disetujui oleh pimpinan beserta bukti transaksi yang ada.
2. Setelah pengajuan disetujui oleh pimpinan kita, maka diajukan ke bagian keuangan, melalui kasir dana tersebut dikeluarkan.
3. Sekretaris membuat bukti kas masuk
4. Buatlah no. bukti berdasarkan tanggal bukti kas masuk, yang ditandatangani oleh pimpinan
5. Satukanlah bukti kas masuk dengan copy transaksi yang diperoleh dari kasir
6. Catat pemasukan kas kedalam buku kas sesuai dengan bentuknya.
Contoh :
Anita sekretaris PT. WAHANA menerima uang dari bendahara sebesar RP. 2.500.000,- untuk pengisian kas kecil. Pada tanggal 5 juni 2006 dengan no. bukti 270/w/06
Maka Anita menerima tanda bukti transaksi :
Dari bukti transaksi, anita membuat bukti kas masuk sebagai berikut :
PT. WAHANA
Bukti Kas Masuk
No : 001/BKM/06
Diterima dari : Bendahara PT. WAHANA
Tunai/cek/BG : Tunai
Sebesar : Rp. 2.500.000
Untuk : Pengisian kas kecil
Disetujui Diterima Dekeluarkan Tgl
Manager Akuntan Kasir Penerimaan 5 juni 2006
b. Prosedur penanganan kas keluar :
Keterangan :
A. Apabila sekretasis akan mengeluarkan dana baik untuk keperluan atasan atau hal yang mendukung keperluan atasan, maka sekretaris harus mendapat kejelasan tentang jumlah dan untuk apa keperluannya.
B. Buatlah bukti keluar
C. Beri no. bukti pada bukti keluar secara urut menurut tanggal
D. Minta tanda tangan pimpinan pada buku kas keluar
E. Masukan data pada buku kas kecil sesuai dengan pola yang digunakan
F. Simpan data pengeluaran pada ordner
Contoh :
Tanggal 10 Juni 2006, Anita sekretaris PT. WAHANA mengeluarkan uang untuk membeli alat tulis kantor sebesar Rp. 350.000 dengan menerima nota dari took Gunung Agung
NOTA Tn/Ny
No : 20/GA/06 Anita
No Nama barang Harga satuan Jumlah
1 Alat tulis kantor 350.000 350.000
Jumlah 350.000
Jakarta 10 JUni 2006
Toko Gunung Agung
Dari data pada NOTA, Anita membuat Bukti Kas Keluar sebagai berikut :
PT. WAHANA
Bukti Kas keluar
No : 001/BKM/06
Dibayar Kepada : Bendahara PT. WAHANA
Sebesar : Rp. 350.000
Untuk : Alat tulis kantor
Disetujui Diterima Dekeluarkan Tgl
Manager Akuntan Kasir Pengeluaran
10 juni 2006
B. Pola pencatatan buku kas
Setelah melakukan pencatatan pada form bukti kas masuk dan bukti kas keluar, sebelum disimpan di ordner terlebih dahulu dicatat pada buku kas. Pola pembukuan kas kecil yang dilakukan sekretaris saat ini ada dua system yaitu :
a. System saldo harian (system fluktuasi)
Pada system saldo harian jumlah dana kas kecil selalu berubah-ubah. Pengisian kas kecil tidak harus sama dengan pengeluaran. Keuntungan dari system ini, sekretaris setiap hari dapat melihat saldo yang tersisa. Serta dapat menerima kembali dana tambahan, apabila dana yang tersedia kurang, kerugiannya tidak dapat diketahui pengeluaran tersebut paling banyak untuk apa. System ini dilaporkan setiap bulan.
Contoh kas kecil system saldo harian (fluktuasi)
PT. WAHANA
BUKU KAS KECIL
Periode bulan Juni 2006
Tanggal Kode Uraian Debet Kredit saldo
1 Juni BKM 001 Diterima uang dari bendahara 2.500.000 2.500.000
10 Juni BKK 001 Alat tulis kantor 350.000 2.150.000
jumlah 2.500.000 350.000
30 Juni Saldo debet 2.150.000
30 Juni total 2.500.000 2.500.000
Mengetahui/ menyetujui, Jakarta, 30 Juni 2006
Atasan/ pimpinan Anita/ sekretaris
b. System Imprest
Pada system ini jumlah uang yang telah digunakan akan dikembalikan dalam jangka waktu tertentu,sehingga alokasi dana tersebut dapat mengembalikan jumlah kas semula.
Keuntungan menggunakan system ini dapat mengetahui pengeluaran uang secara rinci berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap bulannya.kelemahan system ini adalah sekretaris tidak mengetahui jumlah uang yang ada di kas setiap waktu, dan juga tidak dapat mengambil uang setiap waktu.
Kolom-kolom tambahan pada system impress disesuaikan dengan kebutuhan pengeluaran yang ingin diketahui oleh sekretaris.
Contoh :
Debet Kredit
Rupiah Tanggal Perincian No bukti Jumlah Pranko ATK Trans Lain-lain
2.500.000 Jun 1 Terima dari bendahara
Jun 10 ATK BKK 001 350.000 350.000
jumlah 350.000 350.000
2.500.000 Saldo 2.150.000
2.150.000 Jun 15 Saldo
350.000 Jun 15 imprest BKM 0002
Jakarta, 15 Juni 2006
Mengetahui : Dibuat oleh
Manager Anita/sekretaris
C. Penyimpanan bukti kas
Langkah-langkah penyimpanan bukti kas
1. Periksalah bukti kas serta bukti transaksinya
2. Satukan bukti kas dengan bukti transaksi
3. Kelompokan, apakah masuk ke kas masuk atau kas keluar
4. Siapkan ordner
5. Buat guide sebagai pembatas antara bukti kan masuk atau kas keluar
6. Tulis pada ordnerbulan dari file sebagai judul
7. Susunlah bukti kas keluar mulai dari tanggal yang paling lama, kemudian batasi
Dengan guide bukti kas keluar, baru masukan bukti kas masuk dan batasi dengan guide bukti kas keluar.
Contoh :
D. Pelaporan
Setiap akhir bulan sekretaris wajib melaporkan maupun pengeluaran dengan melampirkan bukti-bukti transaksi keuangan dengan diketahui pimpinan langsung.
Pelaporan ditunjukan kepada bagian keuangan, kemudian diperiksa kembali oleh bagian keuangan. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan dana bulan berikutnya.
PRAKTIK PENANGANAN KAS KECIL
Petunjuk:
Saldo Awal Bulan Mei 2006 pada Kas Kecil Anda sebesar Rp 350.000
Buatlah catatan Pembukuan Kas Kecil dengan sistem Fluktuasi (sistem saldo harian)
Simpan bukti transaksi dan bukti kas pada Ordner sesuai dengan sistem yang digunakan.
Bukti Transaksi yang ada
NOTA
No : 332/VI/06 Tn/Ny
PT. Pembangunan Jaya Ancol
Banyaknya Uraian Harga Satuan Jumlah
2 klng
2 btl
6 klng Biskuit “monde”
Sirup “ABC”
Fanta 30.000
7.500
4.000 60.000
22.500
24.000
106.500
Terbilang : seratus enam ribu lima ratus rupiah
Jakarta, 5 Juni 2006
Toko kue Aroma
Niken
Posting Komentar