Tugas Penyelia
Tugas penyelia adalah sebagai berikut :
1. Penyelia bertanggung jawab terhadap manajemen wiraniaga
2. Penyelia memantau dan mengevaluasi hasil kerja wiraniaga
3. Penyelia menilai kinerja wiraniaga
4. Penyelia mengunjungi dan memelihara hubungan baik dengan distributor dan sales
5. Penyelia memonitor situasi pasar dan aktivitas pesaing secara berkesinambungan
6. Penyelia membuat action plan
7. Penyelia membuat laporan rangkuman dari daily report dan kinerja wiraniaga

UJIAN NASIONAL
TAHUN PELAJARAN 2010/2011

KISI-KISI SOAL TEORI KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan
Kompetensi Keahlian : Admintrasi Perkantoran
Kode : 6045
Alokasi Waktu : 120 menit

No. Standar Kompetensi Lulusan Indikator
1 Memahami proses komunikasi Menjelaskan unsur-unsur komunikasi
Menentukan macam-macam cara berkomunikasi
2 Memahami media komunikasi Mengidentifikasi jenis-jenis media komunikasi
3 Melakukan komunikasi melalui telepon Menjelaskan tata cara menerima dan melakukan komunikasi melalui telepon
Menjelaskan pesan telepon jika pimpinan tidak ada ditempat
4 Melakukan kerjasama dengan kolega dan pelanggan Mendeskripsikan pengertian bekerjasama dengan kolega dan pelanggan
5 Menyediakan bantuan kepada pelanggan di dalam dan di luar organisasi Menjelaskan cara memberikan bantuan kepada pelanggan di dalam dan di luar organisasi
6 Memelihara standar penampilan pribadi Mendeskripsikan cara menampilkan diri dengan baik dan sopan
Mendeskripsikan etika di tempat kerja
7 Menerapkan bekerja dalam tim Menjelaskan penerapan bekerja dalam tim
8 Menguasai aplikasi perangkat lunak Menentukan aplikasi perangkat lunak yang biasa digunakan untuk memproduksi dokumen
Menentukan aplikasi perangkat lunak yang digunakan dalam kegiatan presentasi
9 Memproses surat/dokumen Mendeskripsikan proses penanganan surat masuk/keluar dalam perusahaan
Mendespripsikan proses penanganan surat yang diterima pada hari yang berbeda
10 Mendistribusikan dokumen Menjelaskan proses pendistribusian dokumen/surat
Mengidentifikasi peralatan yang digunakan untuk pendistribusian dokumen
11 Memahami jenis penggandaan dokumen yang sesuai Menentukan peralatan penggandaan yang sesuai

12 Melakukan penggandaan dokumen Menjelaskan proses penggandaan dokumen

13 Memahami dokumen-dokumen kantor Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen kantor
Menentukan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam perusahaan
14 Melakukan surat-menyurat Menjelaskan penggunaan bahasa dalam pembuatan surat
15 Menata dokumen Mendeskripsikan cara menata dokumen
16 Menentukan sistem kearsipan Mengidentifikasi sistem kearsipan yang digunakan pada sebuah perusahaan
17 Mengimplementasikan sistem kearsipan Menentukan implementasi sistem kearsipan pada perusahaan
18
Menentukan kebutuhan alat dan bahan kearsipan Mengidentifikasi kebutuhan alat dan bahan kearsipan

19 Memelihara sistem kearsipan Menjelaskan pemeliharaan sistem kearsipan
Menjelaskan kegiatan penyusutan arsip
20 Memelihara peralatan kantor Menjelaskan pemeliharaan terhadap peralatan kantor yang digunakan
21 Mempersiapkan pertemuan/rapat Mendeskripsikan persiapan administrasi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan pertemuan/rapat
Menentukan tata ruang pertemuan/rapat
22 Menyelenggarakan pertemuan/rapat Menentukan peralatan yang digunakan dalam penyelenggaraan pertemuan/rapat
Menjelaskan jenis-jenis rapat
23
Membuat catatan hasil pertemuan/rapat Menentukan catatan hasil pertemuan/rapat
24 Memahami perjalanan bisnis Menjelaskan tujuan perjalanan bisnis
25 Melaksanakan penanganan perjalanan bisnis Mengidentifikasi persiapan admministrasi yang dibutuhkan untuk perjalanan bisnis
26 Mempersiapkan administrasi kas kecil Mengidentifikasi sistem yang digunakan dalam administrasi kas kecil
27 Memahami kegiatan Pimpinan Menjelaskan penyusunan kegiatan harian pimpinan
28 Menerapkan prosedur keamanan, keselamatan dan kesehatan kerja (K3) Mendeskripsikan prosedur K3 di tempat kerja

PRAKTIK MENGATUR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN
Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan secara profesional Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan informasi yang diperlukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas; (2) membuat Itinerary; (3) mempersiapkan kelengkapan perjalanan; (4) menjelaskan uang perjalanan, (5) mengurus pengangkutan; (6) mengurus penginapan; (9) membuat laporan biaya perjalanan A Pendahuluan Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro dengan mudah. Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri ?. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan? 2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai
persinggahan? 3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau
mobil)? 4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi? 5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?
Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro. Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat. B. Daftar Perjalanan (Itinerary) Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan. Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan, stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi. Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas. Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan. Contoh 1:
ITINERARY Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York
June 22-26, 2006 Tuesday, June 22 6:10 p.m. Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car D12, Lower 9. Your Ticktes are in your letter case. Wednesday, June 23 7:40 a.m Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.
10:00 a.m. Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth Street. Contract in your portfolio.
12:30 p.m. Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower Contoh 2:
DAFTAR PERJALANAN Selasa, 25 Pebruari 2006 Pukul 08.00 Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)
12.00 Tiba di bandara Sepinggan
1

Mengatur Perjalanan Dinas

A. Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain : 1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas. 2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan. 3. Mengatur tanggal keberangkatan. 4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan). 5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan. 6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain : 1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris
mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi. Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran 2. Karu Keluarga 3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa. Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.