PENANGANAN SURAT-SURAT MASUK

Pelayanan pos merupakan cara utama dalam pengiriman informasi dari suatu tempat ke tempat lain. Setiap pucuk surat yang diterima menandakan adanya hubungan dengan seseorang didalam maupun diluar organisasi sipenerima, dan kecepatan membalas surat merupakan factor yang sangat penting dalam pembinaan hubungan baik dan hal ini pun dapat meningkatkan keuntungan-keuntungan untuk organisasi penerima surat tersebut.

1. Pemrosesan Surat-Surat Masuk

Karena anda akan menangani surat-surat setiap hari, buatlah sebuah rencana pemrosesannya dan kerjakan segala sesuatunya menurut rencana tersebut. Anda harus mengikutisetiap pucuk surat yang masuk dan anda harus membedakan antara surat-surat yang penting dan yang tidak begitu penting. Selanjutnya, pikirkanlah cara-cara yang dapat menghemat waktuanda dan atasan anda.

Langkah-langkah yang harus diikuti untuk memproses surat-surat masuk adalah sebagai berikut :

a. Mengolongkan dan memisahkan surat

b. Membuka surat

c. Mengeluarkan dan dan memeriksa isinya

d. Mencatat surat-surat masuk

e. Membaca dan membubuhkan keterangan

f. Menyampaikan surat tersebut kepada atasan

a. Mengolongkan dan Memisahkan Surat

Surat sampai ke meja anda dalam keadaan tertutup, bila demikian halnya, mulailah dengan membaca segala unformasi yang tertulis pada sampul surat dan pisahkan surat-surat tersebut menurut golongannya :

Telegram dan kilat khusus, surat-surat dan surat-surat tercatatat

Surat-surat pos udara, bon dan rekening, surat-surat antar kantor

Surat-surat pribadi

Koran-koran dan majalah-majalah

Paket-paket

Janganlah membuka surat-surat pribadi atasan anda. Dengan sendirinya, surat-surat yang bertuliskan “rahasia” atau “Pribadi” yang lain pun tidak boleh anda buka.

Dalam keadan tertentu mungkin atasan anda akan meminta anda membuka surat pribadinya. Tetapi bila tidak ada perintah yang tegas untuk melakukan hal tersebut, sebaiknya letakan surat-surat pribadi atasan anda tersebut diatas mejanya tanpa terbuka.

b. Membuka Surat

Sebelum anda memulai membuka surat-surat, sipakanlah alat-alat yang akan anda perlukan :

Pembuka surat, stempel (cap) tanggal, pensil, stepler, transparent tape, jepitan kertas. Surat-surat dapat dibuka dengan menggunakan pembuka surat biasa atau dengan mesin pembuka surat.apabila anda tidak sengaja membuka surat rahasia atau pribadi, rekatkanlah kembali sampul surat yang salah buka tersebut dengan menggunakan transparent tape, tulisakanlah kata-kata “ tidak sengaja terbuka” dan paraflah sampul sutar tersebut, kemudian sampaikanlah surat tersebut kepada yang berhak menerimanya.

c. Mengeluarkan dan Memeriksa Isinya

Periksalah alamat dan nama pengirim surat, demikian tanggal dan lampiran-lampirannya. Apabila alamat dan nama sipengirim surat tidak terdapat didalam surat, carilah alamat disampulnya, apabila ada lampirkan sampul surat tersebut dibelakang suratnya. Apabila pada sebuah surat tidak tercantum nama pengirimnya, sampul suratnya akan dapat menolong anda untuk mengikuti identitas pengirimnya.

Priksalah lampiran yang diterima, apakah sesuai dengan catatan lampioran yang ada. Apabila salah satu lampiran tidak ada, periksalah kembali sampulnya, dan kemudian, bila ternyatamemang tidak ditemukanberilah tanda dimuka catatan lampiran y6ang ada didalam surat.apabila satu dri dua lampiran tidak ada, bacalah surat tersebut untuk mengetahui lampiran mana yang hilang. Garis bawahi bagian tersebut dan tambahkan catatan pada garis tepi (margin). Anda harus segera mencatat lampiran yang hilang tersebut pada catatan” yang harus dikerjakan “ anda.

d. Mencatat Surat-Surat Masuk

Kadang-kadang waktu penerimaan surat tertentu mempunyai arti huku. Misalnya, tanggal dimana pembayaran diterima merupakan unsur yang memungkinkan potongan harga tunai;waktu tertentu dari pembukaan penawaran dan lain sebagainya. Apabila surat sangat lambat diterima untuk memenuhi permintaan tersebut, maka tanggal penerimaan surat akan dapat dijadikan pelindung bagi sipenerima surat. Pencatatan surat-surat masuk tersebut dapat dilakukan dengan salah sebuah dari ketiga cara berikut ini : dengan jalan membubuhkan tanggal dalam bentuk singkatan seperti 9/12/…, dengan pensil; dengan jalan mencap kata “diterima” dan bubuhi tanggal penerimaan dengan cap khusus yang tanggalnya dapat diganti setiap hari, atau dengan jalan mengecap menit, jam dan tanggal penerimaan dengan alat pencatat tanggal-waktu secara otomatis.

Sesudah bahan diberikan cap tanggal, catatlah kedalam buku surat masuk. Buku yang biasanya dipakai untuk hal ini merupakan suatu buku tulis tebal. Suatu perusahaan besar lazimnya mempunyai catatan surat-surat masuk dan keluar yang dicetak dengan lajur-lajur yang diperlukan oleh perusahaan tersebut. Pada umumnya untuk lajur-lajur buku catatan surat-surat masuk sebagai berikut :

Buku Catatan Surat-surat Masuk

Tanggal penerimaan

Tanggal surat

No surat ref. no.

Dari

Perihal

Penyaluran arsip

Keterangan tindak lanjut

Banyak perusahaan yang berusaha menjawab surat-surat penting dari relasi dan langganan mereka pada hari mereka menerima surat tersebut juga dan menjawab semua surat-surat dalam waktu 48 jam kerja.

Surat-surat masuk yang sampai pada kantor-kantor pada umumnya sangat banyak sehingga ketentuan ini kadang-kadang tidak bisa terpenuhi. Apabila pembalasan surat-surat ditekankan untuk segera dilakukan, maka jam penerimaan surat akan menjadi factor penting dalam pencatatan anda.

e. Membaca dan Membubuhkan Keterangan

Sejumlah pimpinan kebih suka bahwa surat-surat masuk tidak diberi coret-coretan baik dibawah hal-hal yang penting ataupun pada garis tepinya. Oleh karena itu sebaiknya anda mendapat persetujuan dahulu dari atasan anda sebelum menggaris bawahi sesuatu atau membubuhi catatan. Bacalah surat dengan cepat tetapi pusatkanlah perhatian pada isi surat dan pergunakanlah metode yang sistematis untuk membuat catatan yang dapat anda andalkan untuk tindakan selanjutnya. Biasakanlah bersifat kritis dalam memperhatikan maksud-maksud surat tersebut karena hal ini akan dapat menolong dalam mengambil langkah selanjutnya. Tanyakanlah pada diri anda sendiri misalnya :

Surat ini berisi tanggal perjanjian yang harus dimasukan kedalam kalender perjanjian, menanyakan tentang brosur yang telah diminta dua minggu yang lalu, menanyakan sesuatu yang harus dijawab segera oleh atasan anda, menyatakan bahwa sebuah laporan dikirim terpisah, menegaskan sebuah pembicaraan melalui telpon, atau meminta penegasan yang tidak dapat diputuskan sampai adanya keterangan lebih lanjut yang diterima.

Gunakan pensil berwarna ( marking pen) untuk menggaris bawahi dan buatlah catatan-catatan pada garis tepi. Garis bawahilah dengan cermat hanya pada bagian yang penting, agar hal-hal yang ditekankan tersebut jelas. Garis bawahilah intinya dan angka-angka yang tercantum, yang membicarakan mengenai siapa, apa, bilamana, dan dimana.

Berilah penjelasan-penjelasan kepada atasan anda dengan keterangan tambahan pada garis tepi. Halinilah yang disebut membubuhi keterangan.

f. Menyampaikan Surat Tersebut Kepada Atasan

Apabila anda berpendapat bahwa atasan anda mungkin memerlukan surat-surat sebelumnya, buatlah catatan didalam daftar yang akan dikerjakan guna mendapatkannya dari arsip. Segera setelah anda selesai dengan pembacaan surat-surat , ambilah surat-surat sebelumnya yang mungkin akan diperlukan tersebut dari arsip, buatkan copy surat tersebut, agar aslinya tidak hilang dan lampirkan copy tersebut juga, janganlah menunda-nunda menyampaikan surat-surat kepada atasan anda, anda dapat mengambil surat-surat sebelumnya menyertakan bukti-bukti serta memeriksa angka-angka dalamsatu berkas dalam map ( jangan dilepas dari map) pada waktu atasan anda sedang membaca surat tersebut.

Jangan lupa mencatat lampiran-lampiran yang hilang( yang tidak ditemukan) dalam daftar untuk dikerjakan. Kadang-kadang sipengirim menyadari bahwa sebuah lampiran tertinggal dan kemudian menyusul dalam surat yang lain. Kecuali bila sebuah lampiran surat sangat diperlukan, tunggulah satu hari untuk menanyakan . pada saat dimana atasan anda segera memerlukanya, beliau akan segera menelpon menanyakan hal tersebut, meskipun harus menggunakan sambungan telpon jarak jauh.

Bersamaan dengan selesainya anda membaca surat-surat, anda harus sudah menggolongkan semua itu dalam 4 susunan ( tumpukan).

Surat-surat yang perlu diperhatikan atasan anda ; surat-surat yang harus dijawab dengan bantuan orang lain diluar kantor anda; surat-surat yang memberilkan informasi, memorandum dan laporan-laporan yang tidak menghendaki jawaban; surat-surat yang dapat anda jawab sendiri. Apabila jumlah surat masuk yang harus diproses pada saat yang sama cukup banyak untuk memungkinkanya pemisahannya kedalam map-map, pergunakanlah map-map yang berwarna, satu warna yang berbeda untuk anda gunakan dalam menggolongkan surat-surat tersebut. Berikanlah label-label pada map-map tersebut , sehingga satu warna selalu dipakai untuk satu keperluan, jadi anda dan atasan anda dapat menghubungkan tindakan-tindakan yang perlu diambil dengan warna- warna map-map tersebut.

g. Menangani Surat Kabar, Majalah dan Surat Edaran

Lepaslah pembungkus surat-surat kabar dan lipatlah serapi mungkin. Pada bagian muka surat kabar atau majalah ,tempelkanlah daftar edaran yang dapat anda persiapkan dalam jumlah yang cukup banyak misalnya untuk pemakaian 6 bulan atau 1 tahun. Beberapa perusahaan besar menggunakan computer untuk mempersiapkan daftar edaran ini. Ketiklah nama atasan anda pada bagian teratas pada tiap edaran , karena kemungkinan beliau ingin melihat surat kabar atau majalah tersebut sebelum diedarkan kepada orang lain didalam kantor itu.

Pada saat yang tepat setiap hari, letakanlah surat-surat dan majalah tersebut dalam sebuah tumpukan diruang kerja atasan anda, atau apabila anda yahu bahwa beliau lebih suka membawanya pulang, letakan semua itu di dekat tas kerja atasan anda.

Apabila atasan anda mencoret namanya pada daftar edaran, ini berarti bahwa surat kabar tersebut dapat diteruskan kepada orang lain; dan apabila hal ini telah dilakukan nya, anda boleh mengedarkan kepda orang selanjutnya yang tercantum pada daftar edaran tersebut.

2. Membagikan Surat-Surat

Para pimpinan perusahaan membagikan surat-surat kepada orang lain;

a. Untuk mendapat informasi agar mereka dapat membalas surat

b. Meminta orang lain untuk langsung membalas surat-surat tersebut atau

c. Untuk sekedar menyampaikan informasi

Pada surat-surat yang harus anda bagikan, sertakanlah copy surat-surat sebelumnyaapabila hal ini diperlukan.

Surat penting mungkin tertunda, bahkan mungkin juga hilang di meja seseorang. Padahal pimpinan mengharapkan agar surat tersebut dijawab, atasan anda tetap bertanggung jawab atas balasan surat-surat walaupun beliau menugaskan seseorang untuk membalasnya.

Pembagian surat-surat kepda orang lain merupakan proses yang berkelanjutan. Untuk mengetahui secara pasti dimana adanya setiap surat yang keluar dari meja anda dan untuk memelihara agar arsip yang dipinjam dikembalikan kepada anda, buatlah catatan surat-surat harian seperti yang tercantum pada no 1 anda bertanggung jawab juga atas tindak lanjut sebagian besar surat-surat yang harus dijawab. Karena itu, catatlah tanggal tindak lanjutnya dan bagaimana surat-surat tersebut mengalami penyelesaiannya.

Buatlah catatan surat-surat harian di mesin tik anda dengan kolom-kolom :

a. Tanggal dimana surat tersebut keluar dari meja anda.

b. Uraian yang tepat tentang siapa pengirim surat tersebut, tidakan yang diharapkan dan tanggalnya.

c. Nama orang yang menerima.

d. Tindakan yang akan dilakukan dan tanggal dimana tindakan tersebut harus dilaksanakan apabila ditetapkan tanggal bats waktunya.

e. Tanggal tindak lanjut.

Simpanlah catatan surat-surat harian tersebut pada buku catatan yang halaman-halamannya dapat dilepas, dengan halaman terakhir pada bagian paling atas. Coretlah nama tersebut apabila sebuah surat telah dikembalikan pada anda dan apabila sebuah tembusan jawaban disertakan letakanlah tembusan tersebut pada surat-surat yang lain yang harus dibaca oleh atasan anda. Biasanya,sebagai basa-basi, orang yang ditugaskan untuk menjawab, meskipun telah diketahui bahwa surat itu tidak perlu Letakanlah tembusan surat ini bersama-sama dengan surat yang lainyang ditunjukan kepadanya.

Tembusan ini hanya untuk dibaca( diketahui ) saja, anda tidak perlu memasukan kedalam arsip. Meskipun demikian, pada kolom tindakan yang harus diambil, tuliskanlah “tembusan diterima”.

Contoh 1 :

Catatan Surat-surat Harian

Catatan Surat-surat Harian
Tanggal	Uraian	Dikirim kepada	Tindakan yang hrs. dilakukan	Tindak lanjut
22/01 23/01 25/01	Permintaan penawaran A-326 Kantor cabang Surabaya laporan tahunan 3 (tiga) buah lamaran sekretaris	A. Zaini Hutauruk Bagian personalia	Mengirim daftar penawaran+ katalog Diperhatikan Menyiapkan interview	30/01 Akhir bulan Feb

Untuk permintaan tindakan resmi, pergunakan sebuah lembaran permintaan tindakan seperti tertera pada contoh no 2 misalnya, lampiran sebuah lembar permintaan tindakan pada sebuah surat salah alamat yang jatuh pada atasn anda, yang seharusnya disampaikan ke bagian lain. Tuliskanlah nama sipengirim yang seharusnya, alamat yang lengkap untuk pengiriman ke kantor lain dan berilah tanda pada bagian “harap ditangani”.

3. Menjawab Surat Pada Waktu Atasan Tidak Berada Ditempat

Anda sebaiknya memproses surat-surat dengan segera baik pada waktu atasan anda berada ditempat maupun bila beliau sedang pergi.

Langkah-langkah pertamanya harus sama : menggolongkan dan memilih, membuka, mengeluarkan danmemeriksa isinya, mencap tanggal dan waktu penerimaan mencatan dalam buku surat masuk, membaca dan membubuhi catatan yang perlu, dan meneruskan surat-surat yang bukan milik bagian anda.

Anda akan mendapat tanggung jawab tambahan, yaitu membuat ringkasan semua surat-surat masuk yang penting (kelas / golongan 1) menjawab dan memberitahukan tentang penerimaan surat-surat itu sendiri dan anda harus memperhatikan surat-surat mana yang memerlukan tindakan penanganan segera.

Ketiklah ringkasan pertama dari pembuatan ringkasan tadi, tulislah tindakan apa yang perlu diambil, atau salinlah perihal berita di bagian atas setiap surat pada waktu anda membaca surat-surat.

Ringkasan itu mempunyai 2 tujuan : (1) memungkinkan control terhadap kelanjutan bagaimana surat-surat tersebut harus ditangani. (2) memberikan kepada atasan anda intisari dari surat-surat masuk supaya atasan anda mendapat gambaran sepintas, segera setelah beliau kembali.

Tindakan yang diambil sebaiknya salah satu dari yang berikut ini :

Memberikan tentang penerimaan surat-surat tersebut, bila mungkin anda menjawabnya sendiri;meneruskan kepada orang lain untuk menjawab surat tersebut, baik kepada orang-orang yang telah ditunjuk oleh atasan anda atau calon pengganti atasan anda;meneruskan surat-surat kepada atasan anda untuk dijawab; menyalin jawaban yang didiktekan oleh atasan anda melalui telpon; menyusun surat atas dasar fakta dan saran yang telah diberikan oleh atasan anda melalui telpon; atau menunda surat-surat oleh atasan anda melalui telpon; atau menunda surat-surat tersebut sampai atasan anda kembali

Contoh 2 :

Lembaran Permintaan Tindakan

Tanggal : Kepada_________________________________________ __________ untuk informasi anda; tidak perlu dikembalikan __________ untuk dibicarakan bersama __________ catat dan arsipkan __________ harap catat dan kembalikan __________ harap ditangani __________ segera- diperlukan tindakan secepatnya __________ harap dijawab __________ harap diberi komentar __________ dan lain-lain Komentar : Tanda tangan

Contoh 3 :

Lembar Edaran

Tanggal :_______________ Kepada : ____________________________________ Nama majalah/Koran :___________________________ Harap dibaca, diparaf dan diedarkan kepada : Nama : no. ruangan : paraf : 1. ___________ ______________ _____________ 2. ___________ ______________ _____________ 3. ___________ ______________ _____________ 4. ___________ ______________ _____________

Sebagai peraturan yang lazim, atasan anda akan membuat catatan pada surat-surat

atau mungkin mendiktekan memorandum untuk meminta orang lain memberikan informasi atau untuk langsung menjawabnya. Beberapa pimpinan menggunakan lembar permintaan tindakan atau daftar untuk tindakan ketika mereka membaca surat-surat untuk menghidarkan pengulangan penanganan surat-surat yang sama.

PENANGANAN SURAT KELUAR

Salah satu tugas utama di kantor adalah menangani surat keluar sesudah disalin melalui dikte langsung atau suatu penyalur dikte (transcribing machine).

Lazimnya langkah berikut diadakan untuk pemrosesan surat-surat keluar.

1. Langkah-langkah dalam Pemrosesan Surat Keluar

1. Mengkonsep surat

2. Mencatat pada buku Registrasi Surat Keluar

3. Konsep diketik dan dikoreksi

4. Konsep diberikan kepada atasan untuk disetujui ditambah/dirubah

5. Surat diketik dalam bentuk “akhir”

6. Surat diberikan untuk tanda tangan atasan

7. Surat disiapkan untuk pengiriman melalui pos atau ekspedisi

8. Tembusan surat diedarkan

9. Tembusan surat diarsipkan

Tembusan-tembusan yang dibuat selain untuk dikirimkan, umumnya satu tembusan diedarkan, satu masuk bagian kearsip bagian/sentral dan satu untuk arsip surat keluar atasan.

2. Penggunaan Kertas yang Tepat untuk Surat Menyurat

Penggunaan kertas yang salah dapat juga mengakibatkan pemborosan perangko di samping kesan negatif pada si penerima surat.

Lazimnya surat-surat keluar memerlukan:

a. Kepala Surat “Bond”/HVS 80 gram ukuran kwarto untuk dalam negeri/Pos Udara.

b. Kepala Surat kwalitas “onion skin” atau kertas kulit jeruk unkuran kwarto untuk luar negeri.

c. “Tembusan” tercetak ada lembaran tersebut untuk tembusan yang akan dikirim ke pihak di luar perusahaan.

d. Kertas tembusan berwarna (manifold tissues) untuk arsip perusahaan dan atasa sendiri.

e. Amplop putih persegi atau ukuran kabinet dengan alamat untuk surat biasa.

f. Amplop berpinggir merah biru dengan alamat untuk surat pos udara.

Untuk komunikasi intern biasanya disediakan:

g. Lembaran “Inter-office memo/Memorandum” yang hanya dicetak dengan:

Nama Perusahaan (tanpa alamat)

Judul : “MEMO”

Tanggal :

Kepada :

Dari :

Perihal :

Untuk pengiriman sebuah memo tidak perlu menggunakan amplop kecuali bila memo ini bersifat “rahasia”. Tembusan-tembusan juga perlu diketik untuk suatu memo.

h. Untuk nota-nota pendek biasanya digunakan Kertas Nota dalam bentuk “Note Block” dengan nama atasan dicetak dibagian atas, yang dibubuhi kata-kata “Dari Meja Bapak….”

3. Menyiapkan Surat Untuk Pengiriman

a. Bilamana suatu perusahaan tidak memerlukan perincian-perincian mengenai kelas atau pelayanan pos yang digunakan, maka harus dibuat Buku Catatan Perangko Sederhana (lihat contoh)

b. Bilamana pemakaian perangko perlu diperincikan maka semua hal yang menyangkut pengeposan surat/paket harus dicatat dalam Buku Catatan Perangko Lengkap (lihat contoh)

Buku catatan Perangko Sederhana

Buku Catatan Perangko Lengkap

4. Pelayanan Pos dan Giro

Pelayanan pos di Indonesia dikelola oleh PT Telkon di bawah Departemen Pariwisata, Pos, dan Telekomunikasi, memiliki bermacam ragam cara-cara (metode) untuk menyampaikan berita dan paket kepada si penerima. Di samping itu, penggunaan telepon, telegram, pengiriman melalui laut dan udara serta jasa-jasa angkutan lain sudah biasa.

Para pemakai dapat menggunakan dan memilih macam pengiriman yang dikehendaki sesuai dengan kebutuhannya dengan membayar ongkos untuk tiap berita maupun paket yang dikirimnya menurut tarif yang berlaku.

Carilah informasi mengenai segala sesuatu yangberhubungan dengan pelayanan pos dan perhatikanlah petunjuk tentang perubahan tarif-tarif dan pelayanan-pelayanan baru yang tersedia.

Buku Tarip Pos dan Giro menyajikan semua keterangan mengenai tarif dan pelayanan PERUM Posa dan Giro. Buku Tarip Pos dan Giro merupakan suatu sumber informasi penting. Berikut ini adalah beberapa jenis pelayanan os yang digunakan oleh dunia usaha maupun umum.

a. Berikut ini adalah berbagai macam surat pos:

(1) Surat

Surat ialah berita yang bersifat aktuil dan pribadi yang dimuat di atas kertas, perkamen, atau bahan lain yang sejenis, bersampul atautidak, sejau tidak tergolong ke dalam jenis warkatpos, kartupos, barang cetakan, surat kabar, tambahan, sekogram, wesel pos atau kartu wesel pos harus ditunjukan terbuka di loket. Surat biasa yang lebihnya dai 20 gram. Semua surat tercatat dan warkat pos untuk luar negeri dan untuk tempat-tempat di luar daerah pabean Indonesia.

Dalam perhubungan dalam negeri, surat dikirimkan dengan pos udara, dengan tidak dipungut bea udara, dengan demikian sampainya akan lebih cepat.

(2) Warkatpos

Warkatpos yang dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro, ialah surat jenis khusus yang dapat dikirimkan dengan porto khusus, semata-mata dalam perhubungan dalam negeri. Warkatpos ini dibubuhi lambing Perum Pos dan Giro dan dapat dibeli pada semua kantor pos.

Dalam perhubungan luar negeri untuk warkatpos yang dekeluarkan oleh Perum Pos dan Giro juga harus dibayar porto surat biasa. Perum Pos dan Giro mengeluarkan warkatpos khusus untuk luar negeri dengan nama “Aerogram”.

Dalam perhubungan dalam negeri warkatpos dikirimkan dengan pos udara dan tidak dipungut bea udara.

(3) Kartupos

Kartu pos ialah berita yang dimuat pada kartu yang harus dikirimkan terlepas, artinya tanpa ban atau sampul, sejauh tidak tergolong dalam jenis barang cetakan, surat kabar, tambahan, sekogram, wesel pos atau kartu wesel pos.

Formulir kartupos yang diedarkan oleh perusahaan swasta tidak boleh melampaui ukuran maksimum: 148x105 mm dan kurang dari ukuran minimum: 140x90 mm, sedangkan kuatnya tidak boleh kkurang dari kartpos yang dikeluarkan oleh Perum Pos dan Giro, yang dibuat dari karton atau dari kertas yang cukup kuat agar tidak menghalangi pengerjaannya.

Sekurang-kurangnya tengah kanan dari halaman muka kartupos disediakan untuk alamat si alamat, pemerangkoan dan petunjuk atau cari dinas.

(4) Barang Cetakan

Barang cetakan ialah tulisan dalam beberapa eksemplar yang sama sebagai hasil penggandaan di atas kertas, karton dan bahan lain yang biasa dalam percetakan dengan alat mekanis, atau foto yang menggunakan klise, stensilan atau negatif dan yan pengeposannya selalu terbuka, apabila dimasukkan dalam sampul, sampulnya tidak boleh direkatkan.s

(5) Surat Kabar

Peraturan tentang surat kabar hanya berlaku dalam hubungam dalam negeri dan dikenakan syarat-syarat dan tarip barang cetakan.

(6) Sekogram

Yang dimaksud dengan sekogram ialah semua benda yang dibuat untuk keperluan tunanetra berupa titik-titik atau tanda-tanda yang timbul di atas kertas, perkamen, atau bahan lain yang serupa itu.

Sekogram dibebaskan dari biaya pemerangkoan, demikian juga bea-bea khusus yang berkenaan dengan formalitas pencatatan, berita terima, ekspres, pengaduan dan tembusan, tetapi tidak dibebaskan dari bea udara.

Sekogram harus diberi petunjuk ‘Bebas Porto. Sekogram” pada bagian muka di sudut kiri sebelah atas kiriman itu.

b. Surat Tercatat

Untuk tiap suratpos tercatat kepada si pengirim di berikan resi dengan Cuma-Cuma. Penyerahan suratpos tercatat kepada si alamat dilakukan dengan bukti tertulis. Semua suratpos dapat dicatatkan. Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk suratpos tercatat.

Suratpos tercatat harus dibubuhi pada bagian alamatnya petunjuk “Tercatat” (atau dalam perhubungan dalam negeri “Recomande” atau suatu pernyataan serupa itu) yang sangat jelas dan mudah dilihat.

Semua petunjuk, termasuk juga alamat, yang dibubuhi oleh atau atas nama pengirim pada sampul atau label alamat suatu suratos tercatat, harus ditulis pakai tinta dengan huruf Latin dan angka Arab. Pada suratpos tercatat biasa, kecuali yang memakai sampul tingkat tembus lihat, petunjuk itu boleh juga ditulis dengan potlot tinta; pemakaian potlot biasa dilarang.

c. Buku Resi

Suratpos-suratpos tanpa harga tanggungan atau tanpa tembusan yang diunjukan untuk dicatat sekaligus sekurang-kurangnya 10 buah, dibukukan oleh pengirim secara lengkap dan terang dengan menggunakan potlot tinta dalam buku resi, yang untuk keperluan itu diberikan kepadanya oleh Dinas Pos. Resi yang salah diisi, tidak boleh disobek dari buku resi itu, tetapi harus harus dicoret dengan garis silang sudut menyudut.

Pembukuan dicocokan oleh pegawai pos dengan suratposnya, sesudah mana pada suratpos direkatkan bagian kanan carik nomor dan pada resi direkatkan bagian kiri carik nomor. Setelah bagian kiri carik nomor dibubuhi terapan cap tanggal, bukunya dikembalikan kepada pengirim. Pemakai buku resi diwajibkan memperlihatkan bukunya di kantor pos, jika diminta oleh Kepala Kantor Pos dan menyimpannya selama sekurang-kurangnya dua tahun sesudah suratpos tercatat terakhir dicatatkan.

d. Berita Terima/Berita Bayar

Digunakan untuk pengiriman-pengiriman penting dan dokumen-dokumen berharga. Seorang pengirim akan menerima tanda bukti dari si pengirim sesudah ia menandatangani tanda bukti tersebut. Tanda bukti terima ini akan dikembalikan kepada sipengirim oleh kantor pos. Pelayanan ini sering digunakan untuk pengiriman weselpos.

e. Pengiriman Kilat dan Kilat Khusus

Di Indonesia pelayanan pengiriman kilat biasanya mencapai tujuannya lebih cepat beberapa hari dari pada surat biasa. Pengiriman kilat khusus akan mencapai tujuannya dalam tempo 24 jam dengan pesawat udara. Untuk keperluan ini kantor pos menyediakan warkatnya dan surat kilat khusus sebaiknya diserahkan di loket kantor pos agar pengirimannya lebih cepat.

f. Posrestan

Pelayanan ini umumnya digunakan oleh para wisatawan. Surat/paket mereka dialamatkan kepada suatu kantor pos dimana seorang wisatawan dapat mengambil semua benda-benda pos yang tertuju padanya. Benda-benda pos harus dialamatkan kepada orang yang bersangkutan dengan menggunakan kata-kata “Poste-Restante” pada baris kedua dari alamat, dan kantor pos yang dituju pada baris ketiga, disusul dengan nama negara pada baris terakhir, misalnya:

Miss Ita Syarif

Poste Restante

G.P.O. Kuala Lumpur

Malaysia

Pemakai pelayanan Posrestan harus membayar tarif yang telah ditentukan dan untuk setiap kiriman yang diterimanya ia dikenakan suatu biaya kecil.

g. Kartu/Surat Belasan

Pelayanan ini digunakan oleh suatu perusahaan yang mengharapkan jawaban dari peminta/langganannya dan biaya perangko ditanggung oleh perusahaan tersebut.

h. Mesin Perangko/Postage Meter

Mesin ini mencap semua benda pos dengan jumlah perangko yang dibutuhkan. Penggunaan mesin ini sangat efisien, ekonomis, dan mudah untuk pengontrolan pengeluaran biaya-biaya pos.

i. Weselpos

Pelayanan ini digunakan untuk mengirim uang melalui kantor pos.

j. Kupon Balasan Luar Negeri (International Reply Coupon)

Kupon balasan ini digunakan bilamana seorang mengirim surat ingin membayar biaya perangko untuk suatu jawaban si penerima. Harga kupon balasan ini ditetapkan menurut negara yang dituju dan si penerima hanya perlu menggantikannya dengan perangko negaranya untuk menjawab surat tersebut.

k. Berita Terima

Berita terima dibolehkan dalam perhubungan dalam negeri dan dalam perhubungan internasional dengan semua negara anggota Uni Pos Sedunia.

Kiriman yang bersangkutan disertai selembar model x 3 berwarna merah jambu yang diberikan dengan cuma-cuma. Pengirim harus menulis nama dan alamatnya dengan huruf latin di sebelah muka model itu dengan alat lain dari potlot hitam biasa.

Jika pada waktu penunjukan suratpos tercatat dikehendaki berita terima, maka dalam perhubungan dalam negeri suratpos itu pada bagian alamatnya harus dibubuhi oleh pengirim petunjuk “Berita Terima” atau “BT”. Nama dan alamat pengirim harus dituliskan lengkap pada suratpos itu dengan huruf Latin. Petunjuk ini dalam perhubungan luar negeri adalah “Avis de reception” atau “AR”. Bea yang harus dibayar untuk tiap suratpos tercatat, dilunaskan dengan perangko pada suratpos biasa. Dalam hal menetapkan porto suratpos tercatat yang dalam perhubungan luar negeri berat formulir itu turut dihitung untuk menetapkan bea udara.

l. Mengambil Suratpos, Kotakpos, dan Tromolpos

Dengan membayar di muka bea yang ditetapkan untuk itu, tiap orang dapat mengajukan permintaan tertulis supaya suratpos untuknya disediakan dalam kotakpos atau diteruskan dalam tromolpos.

Untuk keperluaan tadi dapat dipergunakan kotakpos (yang dapat dikunci) yang disediakan oleh Perum Pos dan Giro atau tremolos, kantong, peti kecil atau barang lain semacam ini yang disediakan oleh yang bersangkutan sendiri dari dapat dikunci. Untuk selanjutnya tromol, kantong dan sebagainya itu disebut tromolpos.

m. Bea Kotakpos atau Tromolpos harus dibayar untuk:

Memakai kotakpos atau tromolpos, yang dibuka dan dikunci oleh pegawai pos dengan kunci yang ada di kantor pos. tromolpos dapat pula dipergunakan untuk mengirimkan suratpos (biasa/tercatat), weselpos. Juga untuk melakukan pembayaran-pembayaran, misalnya membayar pajak radio, iuran TV membayar bea pabean, membeli benda pos dan materai dan sebagainya.

n. Kuasa Pos

Kuasa pos adalah surat kuasa di bawah tangan yang dapat dipergunakan seseorang untuk member kuasa kepada orang lain selama suatu masa tertentu untuk:

a. Menerima suratpos yang terdaftar atau tercatat,

b. Menguangkan weselpos,

Formulir kuasa pos dapat diperoleh dengan cuma-cuma.

Sesudah diisi, ditandatangani dan melunasi bea yang harus dibayar dengan perangko pada formulir itu, maka surat kuasa diserahkan kepada yang bersangkutan, bea materai tidak harus dibayar.

Kuasa pos hanya boleh diberikan oleh seoran pemberi kuasa kepada seorang yang dikuasakan dan berlaku hanya utuk kantor pos tempat memasukkan surat kuasa itu

o. Kartu tandatangan untuk urusan Pos dan Giro Model C-7

Pada semua kantor pos yang ditunjuk untuk itu dapat diminta kartu anda tangan untuk urusan Pos dan Giro model C-7 dengan membayar bea. Kartu ini menjadi alat bagi peminta untuk membuktikan nyata dirinya hendak menerima antara lain: suratpos tercatat, suratpos terdaftar, paket pos yang diambil di loket dan uang weselpos.

Kartu ini berlaku untuk tiga tahun dihitung mulai diterbitkannya dan pada umumnya hanya dipakai sebagai nyata diri di kantor pos yang menerbitkannya.

p. Dinas Giro dan Cekpos

Dinas Giro dan Cekpos adalah suatu pelayanan pos yang dapat membantu pemegang rekening giro dalam hal pembayaran atau pengiriman uang secara hemat, aman, dan teratur. Giro pos bertujuan untuk mengembangkan pembayaran secara giral atau pembayaran tanpa uang tunai dengan jalan pemindahbukuan dari rekening yang satu kepada rekening yang lain. Dengan demikian pemegang rekening giro dapat menarik manfaat yang banyak.

Dinas Giro dan Cekpos menghubungkan tiga unsure:

1. Antara seorang pemegang rekening giro dengan pemegang rekening giro

2. Antara seorang pemegang rekening giro dengan seorang bukan pemegang rekening giro

3. Antara seorang bukan pemegang rekening giro dengan seorang pemegang rekening giro

Permintaan untuk menjadi pemegang rekening dapat diajukan pada tiap kantor pos atau Sentral Giro dengan mengisi formulir pembukaan rekening yang yang harus ditandatangani atas nama siapa rekening itu dibuka dan mengisi formulir untuk keperluan contoh tanda tangan peminta sendiri maupun tanda tangan yang dikuasakan olehnya. Sesudah itu peminta mengisi formulir setor untuk melakukan setoran pertama guna keperluan saldo gironya. Besar uang yang disetorkan pertama kali jumlahnya harus cukup untuk membayar harga-harga formulir setoran, pemindahbukuan, cekpos dan sampul-sampul seperti yang tersebut pada formulir pesanan dan di samping itu harus masih ada tersisa uang jaminan atau saldo minimal yang ditetapkan berlaku bagi pemegan rekening perseorangan atau perusahaan. Setelah permintaan pembukuan rekening disetujui, peminta akan menerima panggilan untuk mengambil formulir-formulir yang dipesannya di kantor pos. formulir-formulir tersebut memuat secara tercetak, nomor rekening, nama dan alamat pemegang rekening.

Nomor rekening ini merupakan tanda pengenal yang penting. Kepada pemegang rekening ini dianjurkan untuk memberitahukan nomor rekening ini kepada relasi-relasinya dan mencantumkannya pada surat-surat perusahaan, nota, faktur, dan sebagainya.

Saldo ialah jumlah uang pada rekening yang dapat dipergunakan untuk melakukan pembayaran, baik dengan menarik giro atau dengan cek. Saldo terakhir hendaknya dicatat pada carik pertinggal (fiche) yang tetap tinggal di dalam buku giro atau cek, sehingga dapat merupakan rekening koran untuk menjaga jangan sampai ada penarikan giro atas cek yang tidak cukup saldonya.

Setoran dilakukan dengan mempergunakan formulir setoran model Gir 5 yang terdiri dari tiga bagian, yaitu buku setor, berita setor, dan surat setor. Ketiga bagian itu diisi dan diserahkan kepada kantor pos disertai uang tunai. Penyetir menerima kembali bukti setor yang telah direkat resi bernomor yang dibubuhi cap tanggal.

Setoran pada rekening sendiri yang dilakukan di kantor pos tempat tinggal dimana pemegang rekening terdaftar, dibebaskan dari bea setor.

Pembayaran dari pemegang rekening kepada bukan pemegang rekening dilakukan dengan menarik cekpos formulir model Gir 9 yang harus ditulis atas nama tertunjuk. Bila tertunjuk pemegang rekening sendiri, cukup ditulis “diri sendiri” atau “pemegang rekening”. Formulir cekpos dapat dikirimkan dalam sampul dengan petunjuk “DINAS GIRO” atau “BEBAS GIRO” dan diberi alamat Sentral Giro kemudian diposkan.

Sentral Giro akan mengurangi rekenging sebesar uang cekpos ditambah bea lainnya bila ada. Cekpos kemudian dikirimkan kepada tertunjuk melalui kantor pos pembayar yang akan mengantarkannya seperti weselpos ke alamatnya. Pembayaran cekpos di suatu loket Sentral Pos dapat langsung dilakukan kepada pengunjuk cekpos, apabila yang tertunjuk adalah pemegang rekening sendiri pada sentral giro yang bersangkutan. Cekpos dibebaskan dari bea materai.

q. Formulir-formulir Pos dan Giro

Selain warkat-warkat pos/sampul-sampul Kilat, Kilat Khusus dan Aerogramme, Kantor Pos dan Giro juga menyediakan berbagai formulir Pos dan Giro untuk pelayanan dunia usaha maupun masyarakat umum.

1. Berita terima/bayar untuk suratpos tercatat, paketpos atau weselpos yang diminta pada waktu pengeposan atau sesudahnya.

2. Weselpos Internasional untuk pengiriman uang melalui Kantor Pos ke luar negeri

3. Weselpos dalam negeri untuk pengiriman uang di dalam negeri

4. Paketpos Dalam negeri untuk pengiriman paketpos di dalam negeri

5. Surat-balasan untuk memudahkan para langganan dalam pesanan barang-barang yang dipromosikan suatu perusahaan.

r. Kode Pos

Perum Pos dan Giro telah mulai dengan penggunaan Kode Pos (ZIP Code) untuk seluruh Indonesia. Tujuan penggunaan Kode Pos adalah untuk memudahkan kantor pos dalam pengantaran benda-benda pos pada alamat-alamat yan tepat. Sanagt dianjurkan kepada dunia usaha dan masyarakat umumnya agar menggunakan sistem ini untuk menjamin kelancaran penerimaan benda-benda pos.

PEMAKAIAN TELEPON

Tata cara yang baik dalam menelepon sangat digunakan, sebab menelepon adalah pekerjaan sehari-hari. Juga sangat penting untuk selalu mengetahui perkembangan dan perubahan-perubahan yang ada mengenai pelayanan-pelayanan dari perusahaan telepon disamping juga harus mengetahui berbagai macam peralatan yang baru yang dipakai untuk menambah efesiensi pemakaian telepon tersebut dalam dunia usaha.

1. Pemakaian Telepon yang Efesien

a. Menjawab panggilan telepon sama saja dengan menerima seorang tamu. Karena itu penting bahwa setiap panggilan dijawab dengan segera, tepat dan cara yang menyenangkan.

b. Perkenalkanlah diri Anda dan Perusahaan Anda/nama atasan Anda.

c. Apabila panggilan tidak menyatakan namanya atau nama perusahaaannya tanyakanlah dengan cara yang sopan identitasnya, misalnya : “Bolehkah saya tahu nama Bapak/Ibu/Saudara?”

d. Sangatlah penting mengetahui panggilan-panggilan mana yang harus ditangani oleh seorang sekretaris, yang mana harus diteruskan orang lain. Oleh karena itu ia harus dapat menggolongkan pemanggil-pemanggil telepon dengan cepat dan tepat.

e. Biasanya panggilan-panggilan yang dapat ditangani oleh sekretaris adalah :

1. Permintaan keterangan

Dapat ditangani permintaan semacam ini apabila keterangan yang diminta tidak bersifat rahasia. Dan apabila ia yakin atas jawabannya. Kadang-kadang perlu menanyakannya sebelum memberi jawaban, dan apa bila timbul keragu-raguan lebih baik alihkanlah panggilan tersebut kepada atasan.

2. Permintaan janji

Untuk menghindari janji ganda pada waktu yang sama, apabila kita menerima telepon untuk atasan kita yang sedang keluar, janji yang telah dibuat tersebut harus segera ditegaskan begitu beliau kembali.

3. Menerima keterangan

Kita dapat menghemat waktu atasan dengan jalan mencatat semua keterangan melalui telepon dan diletakkan di meja atasan.

4. Meneruskan panggilan

Apabila panggilan itu tidak dapat ditangani, haruslah diteruskan kebagian yang dapat memberi jawaban kepada pemanggil.

Bagaimanapun juga hanya dapat dilakukan dengan persetujuan pemanggil.

f. Mencatat pesan-pesan

Mencatat semua panggilan yang masuk merupakan hal yang sangat penting, terutama apabila atasan tidak berada di tempat. Pada waktu mencatat panggilan harus mencantumkan waktu menerima panggilan tersebut, nama pemanggil, nama perusahaannya, dan nomor telepon pemanggil, serta pesan yang ditinggalkannya. Catatan tersebut harus diparaf (lihat contoh-contoh lembaran “Pesan Telepon/Tamu”). Apabila pesan itu datangnya dari seseorang yang berada di luar kota, catatlah nomor kode wilayah atau nomor telepon operatornya sehingga atasan dapat meneleponnya kembali dengan cepat dan mudah. Sebaiknya apabila Anda mencatat pesan bacakanlah kembali pesan tersebut bagi pemanggil untuk menghindari kesalahan atau salah paham.

g. Tindakan untuk kelanjutannya

Seharusnya dijanjikan kepada pemanggil tindakan apa yang akan dilakukan selanjutnya dan mengusahakan agar janji tersebut dapat ditepati. Apabila ia mengatakan kepada pemanggil bahwa atasannya akan meneleponnya kembali, keterangan ini harus disampaikan kepada atasannya sehingga beliau dapat melakukan hal itu. Sebuah janji yang tidak ditepati kemungkinan akan menggagalkan suatu pesanan atau kehilangan langganan dan akan memakan waktu berbulan-bulan untuk memperbaiki kesalahan tersebut.

h. Mengakhiri pembicaraan telepon

Pada saat berakhir ringkaskanlah hal-hal yang penting dalam percakapan itu. Demi kesopanan sebaiknya anda menunggu sampai pemanggil itu mengakhiri pembicaraan terlebih dahulu. Letakkanlah telepon perlahan-lahan karena kesan perpisahan kurang mengesankan apabila terdengan suara bantingan telepon sama saja halnya seperti membanting pintu pada saat tamu pergi.

i. Panggilan pribadi

Mempergunakan telepon untuk kepentingan pribadi yang terlalu sering akan merugikan perusahaan. Ikutilah aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan anda dalam menggunakan telepon, terutama untuk kepentingan pribadi.

2. Menelepon Jarak Jauh untuk Dalam dan Luar Negeri

Pada saat ini di Indonesia sambungan langsung jarak jauh dalam negeri (SLJJ) dan sambungan langsung internasional (SLI) dapat dilakukan dengan mudah berkat sarana telekomunikasi yang menggunakan satelit Palapa di Cibinong untuk telekomunikasi dalam negeri dan satelit Stasiun Bumi di Jatiluhur untuk luar negeri.

Sebaiknya memiliki daftar SLJJ dan SLI yang dapat diperoleh dari PERUMTEL.

Selain dari sambungan langsung jarak jauh dalam negeri dan sambungan langsung internasional, dapat juga dilakukan sambungan melalui operator inter-lokal dam operator internasional.

a. Permintaan hubungan Interlokal (Dalam Negeri)

Bagi kota-kota yang belum mendapat pelayanan SLJJ, permintaan hubungan interlokal dapat diadakan dengan memutar 100. Setelah operator menjawab, harus diberitahukan :

1. Nomor telepon kantor/perusahaan pemanggil

2. Nama orang kantor/pemanggil dengan jelas, kalau perlu dieja.

3. Kota dan nomor telepon yang dipanggil, kalau perlu.

4. Nama kantor/orang yang dipanggil, kalau perlu dieja

5. Jenis permintaan yang dikehendaki “’Bisa” atau “Segera”

b. Permintaan Hubungan internasional (Luar Negeri)

Permintaan hubungan interenasional dapat dioadakan dengan memutar nomor 101. Setelah operator menjawab, harus dilakukan cara-cara yang sama untuk permintaan hubungan interlokal. Operator akan memberikan nomor “booking” anda yang perlu diberitahukan bilamana anda ingin menanyakan sesuatu hal mengenai permintaan panggilan telepon tersebut.

ADC (Advise, Duration and Change) harus diminta dari operator bilamana anda ingin mengetahui biaya percakapan yang baru saja dilakukan.

Apabila meminta suatu sambungan internasional ke negara lain, harus diingat/diperhitungkan kemungkinan perbedaan waktu antara Jakarta dan Washington, D.S, U.S.A terdapat perbedaan waktu ± 12 jam (Jakarta 12 jam lebih dahulu.

3. Berbagai Macam Fasilitas Telepon

a. “Transfer Charge” calls atau “Collect Calls”

Transfer charge calls atau collect calls adalah panggilan-panggilan telepon yang dibayar oleh penerima telepon. Operator telepon akan teerlebih dahulu menanyakan kepada orang yang dipanggil, apakah ia setuju dengan panggilan “transfer charge”/”collect calls” itu sebelum ia menyambung pemanggil dengan nomor yang diminta.

Segera dijawab telepon yang berdering dan memperkenalkan dirinya dengan cara wajar, misalnya “Selamat siang, dengan Wati disini”. Jangan menjawab telepon dengan kata “hallo” oleh karena itu kata ini tidak memberikan suatu keterangan apapun kepada pemanggil.

b. Pembicaraan Telepon antar Nomor (station-to-station call)

Apabila mengadakan suatu pembicaraan interlokal/internasional, harus terlebih dahulu mendapatkan kepastian dari atasannya apakah panggilan interlokal/internasional yang akan ia lakukan itu merupakan suatu pembicaraan pribadi (Person-to-Person) atau antar nomor (station-to-station) dan memberitahukan kepada operator pembicaraan mana yang diinginkan. Apabila panggilan itu adalah antar nomor, maka operator telepon akan menghubungkan pemanggil dengan nomor yang diminta.

c. Pembicaraan Telepon antar Pribadi (Person-to-Person)

Apabila panggilan itu adalah antar pribadi, maka operator telepon akan menghubungkan pemanggil dengan orang yang diminta.

d. “Hunting System”

Hunting system ialah sistem memburu saluran kosong secara otomatis. Dengan sistem ini satu nomor telepon bisa dipergunakan untuk beberapa saluran secara serentak. Hamper semua perusahaan-perusahaan besar dan kantor-kantor pemerintah menggunakan sistem sekarang.

SAMBUNGAN LANGSUNG INTERNASIONAL

NEGARA-NEGARA YANG DAPAT DIHUBUNGI

MELALUI SAMBUNGANA LANGSUNG INTERNASIONAL

NEGARA	KODE	NEGARA	KODE
1. Australia 2. Austria 3. Argentina 4. Arab Saudi 5. Amerika Serikat 6. Aldjazair 7. Antilen 8. Bahrain 9. Belanda 10. Belgia 11. Brazilia 12. Canada 13. Columbia 14. Chili 15. Chekoslavakia 16. Denmark 17. Emirat Arab 18. Ethiopia 19. Finlandia 20. Gibraltar 21. Gabon 22. Hawaii 23. Hongkong 24. Inggris 25. India 26. Islandia 27. Irak 28. Italia 29. Jerman Barat 30. Jerman Timur 31. Jepang 32. Kuwait 33. Korea Selatan	61 43 54 966 1 213,214,215 599 973 31 32 35 1 57 56 42 45 871 251 358 350 241 1808 852 44 91 354 964 39 49 37 81 965 82	34. Luxemburg 35. Malaysia 36. Mali 37. Meksiko 38. Malta 39. Malawi 40. Mesir 41. Nigeria 42. Norwegia 43. Pakistan 44. Polandia 45. Paraguay 46. Portugal 47. Perancis 48. Philipina 49. Papua Nugini 50. Qatar 51. Rumania 52. Selandia Baru 53. Srilangka 54. Samoa-USA 55. Swedia 56. Swiss 57. Singapura 58. Spanyol 59. Muangthai 60. Taiwan 61. Turki 62. Yugoslavia 63. Yunani 64. Inmarsat-Indian Ocean 65. Inmarsat-Pacific Ocean 66. Brunei	352 60 223 52 356 265 20 234 47 92 48 595 351 33 63 675 974 40 64 94 684 46 41 65 34 66 886 90 38 30 873 872 673

Membuat Janji dan Menerima Tamu

Setiap pegawai yang berurusan dengan masyarakat terlibat dalam menjalankan tugas hubungan masyarakat (Public Relations).

Dalam percakapan langsung atau melalui telepon, ia harus mengingat bahwa pada saat itu ialah yang mewakili perusahaannya, harus dapat menanggapi dengan penuh perhatian maksud kedatangan setiap tamu. Ia harus berusaha agar tamu-tamu yang berkunjung ke perusahannya/atasannya merasa puas dengan perlakuan dan pelayanan yang diberikan olehnya. Ini menandakan bahwa hubungan masyarakat pegawai itu baik dan akan dapat mengakibatkan hal-hal yang positif dan memberikan keuntungan bagi perusahaannya.

1. Membuat Janji

Hal penting yang harus diingat dalam membuat janji untuk atasan adalah :

Jangan sampai terjadi janji ganda pada waktu yang bersamaan;

Suatu janji tidak terjadi/terlaksana oleh karena tidak tercatat dalam kalender janji – kealpaan mencatat.

Perhatikanlah kebiasaan bekeerja atasan dalam hal membagi mengatur waktunya. Apakah atasan Anda lebih suka menggunakan waktu pada pagi hari setelah penanganan surat-surat masuk untuk menerima tamu-tamu luar dan rekan-rekan sekantornya, ataukah siang hari waktu yang dipilihnya.

Bilamana anda menerima suatu permintaan janji untuk atasan, pastikanlah terlebih dahulu bahwa hal yang akan dibicarakan itu ditangani oleh atasan anda atau oleh seorang pejabat yang tepat untuk menangani masalah ini. Kemudian periksalah kalender janji anda untuk mencocokkan tanggal dan waktu permintaan janji itu. Beritahukanlah si pemohon bahawa anda akan menelepon segera setelah ditegaskan (confirmed) oleh atasan anda. Langsung catat hal ini dalam kalender janji anda dan milik atasan anda.

a. Berikut ini ada beberapa contoh kalender janji yang jelas dan praktis :

1. Kalender janji untuk sehari

2. Kalender janji untuk seminggu

3. Kalender janji untuk sebulan

Kalender janji biasanya dicek untuk tambahan atau pembatalan janji setiap pagi dan sore

b. Membatalkan janji

Adakalanya suatu janji yang telah ditegaskan harus dibatalkan karena suatu hal. Beritahukanlah alasan yang tepat, misalnya : bahwa beliau harus melakukan tugas keluar kota bertepatan dengan waktu yang sudah ditegaskan untuk janji tersebut. Janganlah memberitahukan kota yang akan dikunjungi atau keterangan-keterangan lain secara terperinci. Pada umumnya bila seorang atas akan bepergian untuk tugas lapangan atau cuti untuk waktu yang agak lama, maka tugas-tugas nya diambil alih oleh atasannya langsung atau wakilnya.

2. Menerima Tamu

Dalam melakukan tugas menerima tamu kita harus selalu bersikap ramah sopan dan luwes terhadap semua tamu atasan.

Tamu-tamu mengunjungi atasan anda biasanya terdiri dari :

1. Tamu-tamu dari luar perusahaan yang datang secara berkala atau tidak berkala

2. Pegawai-pegawai, rekan-rekan dari bagian lain atau atasan langsung dari atasan anda tersebut

3. Rekan-rekan atau anggota keluarga atasan anda

Ia wajib mengetahui seluk beluk kebijaksanaan atasannya mengenai tamu-tamu manakah yang tidak diterima oleh atasannya dan harus dialihkan ke pejabat/atasan lain.

Seorang tamu yang telah membuat janji sebaiknya dijemput diruang penerimaan tamu dan hendaknya menemui tamu tersebut keruang atasannya.

Terhadap seorang tamu yang belum membuat janji, ia harus tetap bersikap ramah. Bilamana tamu ini ternyata adalah rekan atau keluarga atasan anda, dan pada waktu ia berkunjung atasan anda masih menerima tamu, sebaiknya ia dipersilahkan duduk dahulu. Selanjutnya ia harus memberitahukan atasannya dengan nota tertulis (formulir pesan telepon/tamu) atau menelepon keatasan untuk memberitahukan hal ini.

Adakalanya seorang tamu yang belum membuat janji tidak mau menunggu karena atasan anda sedang menerima tamu, akan tetapi anda mengetahui bahwa atasan anda ingin bertemu dengannya, maka sebaiknya anda menanyakan pada tamu ini apakah ia ingin dihubingi oleh atasan anda setelah pembicaraan dengan tamunya tersebut selesai. Beritahukanlah hal ini pada atasan anda.

a. Menolak Permintaan Janji

Seorang atasan biasanya mengatur jadwal pekerjaannya seefesien mungkin dan waktu untuk menerima tamu sudah ditentukan sebelumnya. Oleh karena itu biasa terjadi bahwa atasan terpaksa harus menolak menerima tamu yang belum membuat janji. Dalam hal ini dengan caranya yang luwes dapat memberitahukan tamu yang bersangkutan bahwa “Bapak tidak dapat menerima tamu lagi pada hari itu karena acaranya sudah padat sekali” dan selanjutnya mengalihkan pembicaraan untuk membuat janji untuk hari yang lain.

b. Pesan Tamu/Telepon Untuk Atasan

Semua pesan seharusnya dicatat terlebih dahulu dalam satu buku nota, kemudian pesan itu diketik/ditulis rapi pada formulir dan diberikan kepada atasan. Lakukanlah hal ini secepat mungkin.

Berikut ini adalah suatu contoh formulir pesan tamu/telepon :

LEMBARAN PESAN TELEPON / TAMU

Kepada : Tanggal : Jam :

Ditelepon Dikunjungi Penting

Oleh :

Perusahaan : Alamat/No. Telepon :

Akan menelepon Minta ditelepon Meminta kembali kembali Janji Alamat/No. Telepon :

Catatan :

Diterima oleh :

BERITA TELEPON

UNTUK :

TANGGAL :

DARI :

JABATAN :

ALAMAT :

NOMOR TELEPON :

SEMENTARA ANDA/BAPAK TIDAK BERADA DI TEMPAT

· MENELEPON TANPA PESAN

· MINTA BICARA LAGI

· MINTA WAKTU UNTUK BERJUMPA

· MINTA DITELEPON

· AKAN MENELEPON LAGI

· MENJAWAB TELEPON ANDA/BAPAK

PESAN LAIN :

YANG MENERIMA TELEPON

( )

Kalender Janji Harian dan Bulanan

Kalender janji harian (daily appointmenet calendar)

Berikut ini adalah suatu contoh daftar janji harian. Perhatikanlah cara mengisi kalender janji ini.